运营内功提升秘籍:让每次会议都事半功倍

经销商的日常运营管理中,“开会”是一种重要的管理手段和沟通方式,是实现团队协作和信息共享的重要形式。管理者利用会议平台,组织相应培训,提升团队人员的技能水平;通过会议沟通,及时了解并解决团队成员面临的业务挑战和困难;同时,高效的会议可以凝聚团队人员的归属感;达成团队成员的共识,让成员们心往一处想,劲往一处使;便于开展激励措施,传播和强化企业的价值观。

但现实中,团队管理者组织的会议可能会出现以下情景,既浪费了时间,又没有达到会议目的,最终造成会议效率低下。

与会人员发言少,参与度低——一言堂

会议缺少主题,随意性强——严重跑题

主持者缺乏场面掌控技巧——制造矛盾

“说两句”变成长篇大论——与主题无关

没有决策结果,变成了扯皮大会——场面混乱

《经济学人》调查显示,疫情之前管理者平均每周要花费24个小时在各种会议上,但在会议中,80%的人浪费了80%的时间。另外,《哈佛商业评论》分析指出,任何会议要么富有成效,要么纯粹是浪费时间。

运营内功提升秘籍:让每次会议都事半功倍

图片来源:网络

低效的会议不仅增加了管理成本,还会引发参会者对管理现状的不满,对会议决策形成消极甚至抵触思想,进而降低团队的凝聚力和创造力。低效会议对团队运营管理造成的伤害很难用时间和金钱进行修复。

如何避免会议陷入浪费时间和效率低下的陷阱,提升会议效率,让每次会议都事半功倍?团队管理者(会议主持者)需要了解会议的议事规则。

▍机会均等原则,避免一言堂

大部分低效的会议中,经常出现只有少数参会者参与议题,大部分参会者不主动或不愿意表达自己的意见和见解的局面,其结果就是成员参与度低,会议发言者少,最终演变为“一言堂”。这样的会议,没有充分考虑各种风险,在行动执行中难免出现问题,而参会者被迫执行任务,会出现消极思想和抵触情绪,干扰团队的凝聚力或创造力。

运营内功提升秘籍:让每次会议都事半功倍

图片来源:网络

如何避免“一言堂”?开会前,可先整理会议议题并分发给参会者,给参会者充分的考虑时间,参会者根据议题内容,详细梳理并记录自己的观点和见解,供会议中讨论。

会议过程中,建立明确的发言机制:发言前须请示会议主持人,得到同意后方可发言;举手者优先,也可指定轮流发言,尚未发言者,优先已发过言者,保证发言机会均等;如果双方意见相反,要使双方获得相等的发言机会,确保收集的信息全面、客观、公平。如果反对会议议题结论,参会者需说明反对理由,并提出相应的解决方案,避免只有想法,没有方法的提议。

▍议题中心原则,避免跑题

议题中心原则指,先确定议题后讨论,无议题不讨论。本次会议只讨论会前明确的议题,与议题相关性不大的讨论,不做为本次的重点,可放在下一次会议中设立相关议题。

运营内功提升秘籍:让每次会议都事半功倍

图片来源:网络

任何问题的产生都不是孤立的,可能受到许多因素的影响。例如:车辆维修时间长,可能受到配件供给、人员能力(技术与接待)、工具设备、预约服务、派工调度等影响。但会议议题要以解决关键问题为目标,其他问题可放在会议下一个时段,或下一个会议中讨论。

因主持人缺少会议约束能力,不断引入新议题,或未及时制止新议题等,都会造成会议跑题、不聚焦议题、会议延时甚至失效的情况。所以,会议主持人是高效会议的重要组成部分,要谨慎选定。

▍会议中立原则,避免矛盾

每个参会者的知识储备不同、阅历不同、看问题角度不同,所以对议题产生的看法和结论也会不同。参会者之间产生异议是非常正常的。

运营内功提升秘籍:让每次会议都事半功倍

图片来源:网络

但作为会议主持人,应保持中立原则,尽可能不发表自己的观点意见,不对别人的发言进行有倾向性的评论,这样才能收集到更多有价值的信息。会议讨论的结果可通过参会者投票、举手等方式民主表决。

会议讨论过程中,主持人的“聆听、点头、微笑、赞美”,会让参会者以及发言者感到受尊重;主持人应及时制止与核心议题无关的话题,对于长篇大论者,给予发言上的时间控制;如果发言者想补充发表意见,主持人应在他人发言完成后,再给补充者发言的机会。

本文内容来自平台创作者:行业快讯,不代表汽车评测网平台立场和态度,如若转载,请注明出处:https://www.qichepingce.com/news/5681.html

(0)
行业快讯的头像行业快讯小编组
上一篇 2023年9月5日 上午8:15
下一篇 2023年9月5日 上午8:17

相关推荐

发表回复

登录后才能评论